Jukebox: Guia útil para a contratação de música para a festa de casamento – Parte #1

A organização de um casamento requer muito planeamento e envolve muita coisa, uma das quais a contratação de música: escolher quem vai encher a igreja de música, quem vai receber com bom som os convidados no espaço da recepção e quem vai garantir entretenimento e boa disposição até de madrugada é uma decisão que deve ser bem ponderada. Para dar uma ajuda nesse sentido, a Jukebox deixa-nos as suas melhores dicas.

 

1. Informação é poder:

Antes de dirigirem um pedido de informação aos profissionais que estão a considerar, façam uma pesquisa sobre os mesmos. Ao fazer a abordagem, demonstrem algum conhecimento e refiram precisamente quais foram os aspectos que despertaram o vosso interesse neste ou naquele projecto. Comuniquem de forma clara e objectiva quais são as vossas expectativas em relação à colaboração dos profissionais em questão na vossa festa. Posto isto, é importante perceberem se o profissional presta serviços meramente criativos, ou se se faz acompanhar dos meios técnicos que suportam a prestação e, fundamentalmente, que meios técnicos são esses e se são adaptáveis ou de fácil implementação no espaço que escolheram.

 

Ter rigor na obtenção da informação e fazer todas as perguntas do planeta para que estejam preparados para todas as circunstâncias, é uma virtude. Mas assimilar as respostas também, por isso, verifiquem se de facto não vos foi já fornecida toda a informação solicitada antes de fazerem novas perguntas. Tendo em conta que haverá certamente muito vocabulário técnico nas trocas de impressões, uma boa solução pode passar por solicitar o agendamento de uma reunião, e pedir ao profissional que explique, em linguagem comum, o que representam todos os aspectos da prestação de serviços.

 

2. Budget:

Tendo – ou não – um orçamento limitado, devem estudar todas as opções e cotações com base num budget pré-estabelecido, em função das vossas expectativas para a festa, para que possam mais facilmente rentabilizar recursos. Se não têm noção de preços, devem fazer uma prospecção comercial preventiva antes de se decidirem por uma solução, e só depois de fixado um tecto para o leque global de serviços que representa o entretenimento da vossa festa, devem efectivamente começar a fazer abordagens e encetar negociações.  Se a fase mais dinâmica da festa é absolutamente fundamental para vós, faz sentido cortar no entretenimento em detrimento de outros serviços, adoptando uma solução de recurso ou de qualidade duvidosa?

 

Por outro lado, há que ter plena convicção que um profissional de qualidade terá sempre um valor mínimo associado à sua prestação de serviços, e não é o facto de lhe ser proposta uma redução de meios-técnicos ou no número de horas que poupará o suficiente para conseguir garantir essas mesmas expectativas, correndo até o risco da exequibilidade da prestação sair qualitativamente comprometida face a essa redução.

3. Timings de preparação:

Sabemos que organizar um casamento não é um processo nada fácil, mas com quanta mais antecedência reservarem, melhor. A preparação passa necessariamente pela prospecção de mercado, consultas, orçamentos, negociações e reuniões/entrevistas – tudo isto acarreta tempo e trabalho.

 

Estando reunidas as condições para escolher o profissional da vossa preferência, não vacilem na tomada de decisão. Para garantir que os vossos fornecedores de eleição reservam a sua disponibilidade para vós, é peremptório que confirmem expressamente o vosso interesse junto dos mesmos, mediante reserva ou pré-reserva, ou outros mecanismos contratuais que vos permitam bloquear as agendas dos profissionais, garantindo assim com segurança as vossas expectativas.  Uma comunicação pouco clara ou qualquer momento de hesitação pode representar – na perspectiva do fornecedor – uma incerteza ou uma falta de vontade da vossa parte em concretizar a colaboração, o que pode levar o profissional a considerar negociações em paralelo com terceiros, ou a decidir-se pela participação noutros eventos em detrimento do vosso, frustrando assim o desfecho idílico para ambas as partes.

 

Em suma, desenhem um plano, definam prazos e tentem ter tudo preparado atempadamente, de forma a assegurar a disponibilidade dos fornecedores de que mais gostam, e evitarem situações de stress que motivem escolhas de 4ª ou 5ª categoria, negociações precipitadas e preparações mal construídas, que podem comprometer a qualidade geral do evento.

 

 

4. When & Where:

Perdemos a conta às consultas que recebemos que não fazem indicação da data e espaço onde decorrerá a festa e que nos impedem de confirmar a agenda e pré-reservar a nossa disponibilidade durante o período negocial. É importante referir sempre estas informações para evitarem surpresas relacionadas com a disponibilidade do fornecedor com o qual estão a negociar. Ao  indicarem o espaço do evento, o fornecedor poderá determinar desde logo, e com base na sua experiência e conhecimento, se este tem os requisitos necessários para a sua prestação ou se, ao invés, é necessário um reconhecimento técnico que acautele outras necessidades inicialmente não previstas.

5. Definir o período da prestação de serviços:

Na maioria das culturas, uma festa de casamento é o expoente máximo das celebrações e dos eventos sociais, o que significa que é necessariamente um dia com muitos acontecimentos, muitos preparativos e muitas emoções. Em Portugal, dependendo de uma série de factores como: timeline do dia, local do evento, ou condições comerciais do espaço, é um dia que – independentemente da hora que definam para o seu começo – terá cerca de 12h de período útil, ou seja, 12h de aproveitamento real pelos anfitriões e convidados. Tendo isto em mente, faz sentido estabelecer os períodos de participação e as fases em que se inserem os diferentes fornecedores, acautelando os tempos de cada um. E o facto de se ter um período acordado com um limite previamente definido, pode até potencializar o melhor aproveitamento desse serviço, saindo assim valorizada a prestação dos vossos fornecedores e, em última análise, a vossa festa.

 

Ao discutirem com os vossos fornecedores as condições da sua prestação de serviços, não deixem de consultar o período de trabalho ou o horário a que está associada a sua participação. Tenham em mente que a ilusão de uma prestação de serviços “sem limite horário” estará sempre directamente relacionada com a qualidade da prestação de serviços que pretendam na vossa festa. Isto quer dizer que quaisquer serviços que sejam adstritos à dimensão humana dos seus prestadores, são condicionados pelas limitações próprias dessa dimensão. Como tal, não é o facto de terem acordado com um fornecedor um período de prestação limitado que afectará negativamente a vossa festa, principalmente, se isso for sinónimo do melhor aproveitamento do mesmo por parte do público.

 

Na próxima semana, não percam a segunda parte deste guia muito importante by Jukebox!