Qual o prazo para os vossos convidados responderem ao convite de casamento?

Depois de terminarem a lista de convidados que desejam que estejam presentes num dos dias mais importantes das vossas vidas e de terem os convites prontos, chegou o momento de os enviar. No entanto, antes de avançarem para outros temas igualmente importantes, como a definição do seating plan, precisam de ter a confirmação de quem realmente consegue marcar presença.

 

Atualmente, vários são os casais que optam por incluir cartões de RSVP ou QR codes, nos seus convites de casamento – quer sejam digitais ou físicos -, para que os seus convidados possam responder se aceitam o convite ou se, infelizmente, não poderão estar presentes. Contudo, a questão que muitas vezes se coloca é: “Quanto tempo devem dar aos vossos convidados para responder ao convite de casamento?”.

 

E, como não poderia de ser, nós temos a resposta para vos dar, que pode depende de vários factores. Vamos a isso?

 

 

Um aspeto é importante: evitem dar uma margem demasiado curta ou demasiado longa. Tentem encontrar um meio termo, entre os dois extremos. Lembre-se que, acima de tudo, precisam de saber exatamente quantas pessoas vão estar presentes no vosso dia de casamento, para que comecem a tomar decisões sobre outros elementos do casamento: o seating plan, o catering, as lembranças, a reserva do número certo de mesas e cadeiras…

 

Portanto, sem o número final de convidados acabará por ser complicado riscar tantas outras tarefas da vossa to do list. Por esta razão, é crucial incluirem a data limite nos vossos convites, para que os vossos convidados saibam até quando poderão dar uma resposta.

 

Até quando os vossos convidados devem responder?

De uma maneira geral, a maioria dos casais opta por um prazo de 3 a 4 semanas antes do casamento, para que os seus convidados confirmem presença. Uma vez que os convites de casamento devem ser enviados por correio seis a oito semanas antes do grande dia, os convidados devem ter um período de cerca de um mês para responder. Este prazo é, assim, o equilíbrio ideal para não estarem demasiado perto ou demasiado longe do grande dia de casamento.

 

Se derem demasiado tempo aos convidados, eles poderão acabar por se esquecer ou procrastinar com a tarefa. Mas, se por outro lado, não lhes der tempo suficiente para confirmarem a sua presença, eles podem acabar por ter outros planos.

 

Como lidar com convidados que não respondem?

Apesar de estipularem uma data, vários serão os convidados que não vão responder dentro do prazo. Nestes casos, é uma boa ideia que os noivos tenham uma pessoa responsável – como um membro da família, uma das damas de honor ou até mesmo um wedding planner -, que se responsabilize por entrar em contacto com aqueles que ainda não confirmaram. Esta é uma excelente forma de evitar surpresas de última hora e garantir que todos os espaços são devidamente ocupados.

Afinal, como podem garantir que os convidados respondem ao convite de casamento?

Para garantir que os vossos convidados respondem ao convite de casamento, dentro do prazo por vocês estipulado e que não estão stressados nas semanas que antecedem o dia de casamento, existem algumas boas práticas que podem adoptar. Nomeadamente…

 

Apostem num processo simples 

A forma mais fácil de garantir que as confirmações chegam a tempo? Tornem o processo simples e certifiquem-se de que incluem um envelope de devolução pré-endereçado no vosso conjunto de convites, para que os vossos convidados não tenham motivos para não enviar o cartão pelo correio.

 

Outra forma, apostem em confirmações digitais, como por exemplo através de um QR code, que acaba por ser mais prático e rápido para os convidados responderem ao convite de casamento.

 

 

Faça um lembrete amigável

Muitos convidados esquecem-se de responder, pelo que um gentle reminder poderá ser necessário e o ideal. Podem enviar, por exemplo, mensagens personalizadas pelo WhatsApp, e-mail ou até mesmo ligarem diretamente para os convidados que vos são mais próximos.

 

Estendam o prazo caso estejam a planear um destination wedding 

Tendo em conta as maiores dinâmicas e logísticas, associadas aos destination weddings, é crucial que os noivos estendam o período de confirmação. Este aspeto é importante para que os seus convidados tenham o tempo suficiente para verificar todos os detalhes necessários: pedir férias no trabalho, comprar os voos, alugar o alojamento… Além disso, os convites deverão consequentemente ser enviados também mais cedo, pelo menos com 4 meses de antecedência.

 

Com um destination wedding, um prazo de RSVP antecipado dar-lhe-á tempo suficiente para se certificarem de que todos os convidados são contabilizados, bem como para terem ma noção da hora de chegada e de partida das pessoas. Assim, poderão planear os eventos pré e pós-casamento em conformidade.

 

Reforcem a importância da resposta

Expliquem aos convidados que a confirmação de presença não é apenas uma formalidade, mas algo essencial para que a organização do evento ocorra da melhor forma possível. Se os convidados souberem que a sua resposta influencia diretamente a logística da organização do vosso casamento, estarão mais preparados para confirmar com a devida antecedência.

 

Recorram à ajuda de familiares, padrinhos e wedding planners 

Se há muitos convidados que ainda não responderam, peçam ajuda aos pais, padrinhos, amigos próximos ou ao vosso wedding planner para entrar em contato com eles, fazer follow up e, acima de tudo, para reforçar a importância da confirmação.

 

Prepararem-se para pessoas ausentes

Mesmo com todas as estratégias, é normal que alguns convidados simplesmente não respondam. Nestes casos, se forem essenciais para o evento, um contacto direto pode ser necessário. Caso contrário, considere que a falta de resposta pode significar que não comparecerão.

 

Assim, definir o prazo para os convidados responderem ao convite de casamento pode ser uma tarefa simples, mas é uma etapa crucial para garantir que a organização do evento corra de forma suave e sem stress. O ideal é oferecer entre 3 a 4 semanas para respostas.