Simplesmente Branco: os melhores fornecedores de casamento

A música é o factor que pode fazer a diferença entre uma festa com um resultado feliz ou infeliz, na medida em que constitui o factor de entretenimento principal (ou único) através do qual as pessoas que fazem parte dela se dinamizam, ditando todo o ambiente de convívio e diversão. Nesse sentido, a Jukebox elaborou um guia útil para ajudar os noivos na contracção da música para o seu casamento e cuja primeira parte publicamos a semana passada. A segunda parte é emitida hoje e as dicas continuam a ser valiosas…

6. Delegar:

Reunir os fornecedores das diferentes áreas que compõem o vosso casamento é escolher individualmente os elementos que representam o núcleo de profissionais que vos vão representar no vosso dia. Por este motivo, encarem esta tarefa como a selecção de uma equipa multidisciplinar que “entra em campo” para fazer o que melhor sabe no âmbito da sua actividade e que, em última análise, ao realizar todos os esforços para se ultrapassar, não só protege o vosso interesse mediante uma prestação com base no que foi por vós acordado, como também valoriza o cômputo geral do evento ou das participações de outros profissionais com o seu contributo individual.

Como em qualquer outro projecto, cabe ao seu gestor reunir e orientar a equipa. Não abdicando de definir uma estratégia e um objectivo, de estabelecer guidelines, ou de dar conta dos contornos subjectivos que constroem a identidade do projecto, devem sempre garantir margem de liberdade criativa aos profissionais para execução de um trabalho personalizado com a sua própria criatividade, sob o risco de subverterem o factor que vos atraiu no fornecedor e comprometer o motivo que vos levou à sua contratação. A música está representada nesta equipa através do “performer” que escolheram, seja um DJ, um músico ou uma banda e, juntamente com as directivas que são comunicadas, o objectivo do profissional será sempre fazer com que o público da festa (os anfitriões e os seus convidados) se identifique e se entregue ao entretenimento que lhes é dirigido, resultando no divertimento e em toda a felicidade que está inerente aos momentos memoráveis das festas mais bem-sucedidas.

Ao partirem deste pressuposto, que o fornecedor prossegue o mesmo objectivo que o cliente, demonstram a confiança elementar no profissional que escolheram, e – uma vez que o mesmo não terá de se desdobrar em esforços para conquistar essa confiança supostamente intrínseca – mais facilmente focará os esforços na componente criativa do seu trabalho, aumentando muito a probabilidade de ultrapassar as expectativas com o resultado final. Adicionalmente, saber delegar tarefas, permitir-vos-á criar maior empatia com o fornecedor e possibilita, em muito, o real aproveitamento da festa por parte do anfitrião.

Por último, devem considerar os inputs dos elementos da vossa equipa. Cada profissional, na respectiva área, tem a formação e a experiência adquirida para se pronunciar em relação a uma série de factores directa ou indirectamente relacionados com a sua participação. Como responsáveis pela gestão da equipa, cabe-vos ponderar sobre a opinião ou posição de cada elemento que consultam, sendo a decisão final inteiramente vossa.

7. Transparência:

Por mais que se esforcem, os vossos fornecedores de eleição só conseguirão garantir as vossas expectativas se tiverem conhecimento delas. Devem comunicá-las aos profissionais, perceber em que medida as conseguem realizar, explicar o que têm em mente para o contexto da vossa festa, e confirmar que a informação foi assimilada. Não devem evitar expor as vossas ideias, receios e limitações, sabendo que uma comunicação aberta e transparente forma no destinatário uma convicção clara dos resultados que dele pretendem.

É claro que toda esta comunicação tem um tempo e lugar próprio, no âmbito do processo de preparação e planeamento do dia, por isso, quanto mais fiéis forem aos objectivos que traçaram, menor será a probabilidade de adoptar planos de contingência ou exigir da vossa equipa um maior poder de encaixe. Contudo, em virtude da alteração de circunstâncias ou vontades, pode haver uma necessidade de adaptação no decurso da prestação e, nesse sentido, o procedimento ideal passa sempre por comunicar aberta e directamente com os profissionais, para que – na impossibilidade de anteciparem o desvio ao previamente estabelecido – lhes seja permitido adaptarem-se de forma expedita, com planos de acção ajustados.

8. Referência: 

A festa do casamento é única, e o dia por si só não é repetível, o que implica necessariamente um nível de confiança extraordinário nos fornecedores, visto que a parte principal da sua colaboração se inicia e se esgota também na data da vossa festa. Este é um facto que torna muito complicada a avaliação de um profissional ou da sua prestação durante um evento que não seja o próprio para o qual foi contratado – o vosso. Mesmo em situações análogas – no caso de terem a possibilidade de fazer uma avaliação do mesmo prestador de serviços noutra festa – devem considerar o facto de o profissional estar a realizar o seu ofício num contexto equivalente, mas seguramente com contornos específicos muito diferentes, na medida em que cada evento tem características próprias e que variam de festa para festa, como:

1. Os seus anfitriões: e tudo o que representam, como as orientações musicais ou objectivos que transmitem, a relação empática que criam com os profissionais ou simplesmente a forma como vivem a festa. Ex: uma colaboração numa festa cujos anfitriões sejam mais participativos, é seguramente mais bem-sucedida do que numa festa em que o anfitrião não demonstra interesse pela dinâmica da festa.
2. O seu público-convidado: que pode ser heterogéneo em termos de cultura musical, faixa etária, nacionalidade, número e gostos. Ex: uma festa com um público jovem requer tendencialmente mais diversidade ao nível de conteúdos musicais, do que uma festa com um público de gerações mais antigas.
3. As condições paralelas: que podem ser mais atractivas do que outras no estímulo que representam para o público presente na festa. Ex: uma festa que tenha o bar posicionado junto à área de dança terá seguramente mais adesão do que outra que tenha um bar numa posição mais afastada.
4. O cronograma: que influencia naturalmente o rumo da festa e a disposição dos participantes ou a forma como aproveitam os diferentes atractivos do dia. Ex: numa festa, a primeira dança pode ser realizada às 23h00, numa fase em que todos anseiam por “estalar o verniz” na pista de dança, noutras pode ter de se realizar às 17h30, sendo este timing bem menos consensual e convidativo.
5. O local: há sítios que tanto pela acústica ou pelo espaço disponível, como pela estética e até pelo ambiente, mais facilmente influenciam de forma positiva a pré-disposição geral. Ex: a participação numa festa realizada num local cuja área tem uma relação de proporcionalidade ajustada face ao número de convidados, tem maior probabilidade de ser bem-sucedida do que uma festa realizada numa área extensamente ampla, em que o público-convidado, por mais participativo que seja, está disperso.

9. Gestão de Risco:

Com efeito, na medida em que não é possível reproduzir previamente todos os factores que fariam com que a actuação do profissional considerado se tornasse o mais próxima possível das vossas expectativas, dificilmente conseguirão fazer uma avaliação em tempo-real do profissional antes de o contratarem para a vossa festa nas mesmas condições. Isto significa que há sempre um determinado grau de risco associado a esta decisão. Mas, se há um grau de risco, será certamente variável:  além de garantir no vosso leque de opções os profissionais que elegeram por serem os de melhor qualidade ou por serem com quem mais se identificam, faz sentido considerar aqueles que vos transmitiram mais confiança, pela segurança e garantia que vos oferecem. Esta faculdade deriva do nível da profissionalização dos seus serviços, da informação e dos conteúdos alusivos que providenciam, mas também das referências que podem obter por parte de outros fornecedores de outros ramos, de amigos ou de conhecidos que viveram experiências positivas com os profissionais em consideração.

10. Go with the Flow:

A melhor forma de agradecer um momento é desfrutá-lo. Organizem, planeiem, comuniquem, mas não se deixem vencer pelo desgaste do stress ou da ansiedade. Numa relação equilibrada, com o tempo que têm disponível, façam dos preparativos da vossa festa algo divertido. Usem-nos como pretexto para pôr os vossos amigos e familiares a participar, estimulando as relações entre si, para que se conheçam antes da vossa festa. Por isso, tenham gosto nos pequenos detalhes: na escolha a dedo das músicas que fazem sentido associar aos momentos do dia; o ensaio da primeira dança; a partilha com os padrinhos da lista de sugestões ou pedidos para o DJ; uma saída à noite para assistir à actuação do profissional que escolheram para a vossa festa. Não façam deste processo um compromisso penoso, encarem-no como sendo uma forma de salvaguardar as vossas expectativas.

No que diz respeito à música, o principal contributo que podem trazer à vossa festa é presenciar e desfrutar do trabalho do profissional que contrataram, potencializando o interesse e o reconhecimento dos vossos convidados. Ninguém vos censurará pelo “nervoso miudinho”, mas todos esperam que deixem de lado o papel de organizadores e assumam por completo o papel de anfitriões da vossa festa. Aos organizadores coube a responsabilidade de providenciar as melhores condições para que a festa se realize. Por outro lado, aos anfitriões cabe a responsabilidade de bem-receber o público-convidado, contagiando-os com boa-disposição, espírito de festividade e divertimento… só assim se aproveitam os melhores momentos de festa.

Jukebox é fornecedor seleccionado Simplesmente Branco. Podem encontrar mais informação e contactos detalhados na sua ficha de fornecedor, arquivada em Despedida de Solteira e Entretenimento.

A organização de um casamento requer muito planeamento e envolve muita coisa, uma das quais a contratação de música: escolher quem vai encher a igreja de música, quem vai receber com bom som os convidados no espaço da recepção e quem vai garantir entretenimento e boa disposição até de madrugada é uma decisão que deve ser bem ponderada. Para dar uma ajuda nesse sentido, a Jukebox deixa-nos as suas melhores dicas.

1. Informação é poder:

Antes de dirigirem um pedido de informação aos profissionais que estão a considerar, façam uma pesquisa sobre os mesmos. Ao fazer a abordagem, demonstrem algum conhecimento e refiram precisamente quais foram os aspectos que despertaram o vosso interesse neste ou naquele projecto. Comuniquem de forma clara e objectiva quais são as vossas expectativas em relação à colaboração dos profissionais em questão na vossa festa. Posto isto, é importante perceberem se o profissional presta serviços meramente criativos, ou se se faz acompanhar dos meios técnicos que suportam a prestação e, fundamentalmente, que meios técnicos são esses e se são adaptáveis ou de fácil implementação no espaço que escolheram.

Ter rigor na obtenção da informação e fazer todas as perguntas do planeta para que estejam preparados para todas as circunstâncias, é uma virtude. Mas assimilar as respostas também, por isso, verifiquem se de facto não vos foi já fornecida toda a informação solicitada antes de fazerem novas perguntas. Tendo em conta que haverá certamente muito vocabulário técnico nas trocas de impressões, uma boa solução pode passar por solicitar o agendamento de uma reunião, e pedir ao profissional que explique, em linguagem comum, o que representam todos os aspectos da prestação de serviços.

2. Budget:

Tendo – ou não – um orçamento limitado, devem estudar todas as opções e cotações com base num budget pré-estabelecido, em função das vossas expectativas para a festa, para que possam mais facilmente rentabilizar recursos. Se não têm noção de preços, devem fazer uma prospecção comercial preventiva antes de se decidirem por uma solução, e só depois de fixado um tecto para o leque global de serviços que representa o entretenimento da vossa festa, devem efectivamente começar a fazer abordagens e encetar negociações.  Se a fase mais dinâmica da festa é absolutamente fundamental para vós, faz sentido cortar no entretenimento em detrimento de outros serviços, adoptando uma solução de recurso ou de qualidade duvidosa?

Por outro lado, há que ter plena convicção que um profissional de qualidade terá sempre um valor mínimo associado à sua prestação de serviços, e não é o facto de lhe ser proposta uma redução de meios-técnicos ou no número de horas que poupará o suficiente para conseguir garantir essas mesmas expectativas, correndo até o risco da exequibilidade da prestação sair qualitativamente comprometida face a essa redução.

3. Timings de preparação:

Sabemos que organizar um casamento não é um processo nada fácil, mas com quanta mais antecedência reservarem, melhor. A preparação passa necessariamente pela prospecção de mercado, consultas, orçamentos, negociações e reuniões/entrevistas – tudo isto acarreta tempo e trabalho.

Estando reunidas as condições para escolher o profissional da vossa preferência, não vacilem na tomada de decisão. Para garantir que os vossos fornecedores de eleição reservam a sua disponibilidade para vós, é peremptório que confirmem expressamente o vosso interesse junto dos mesmos, mediante reserva ou pré-reserva, ou outros mecanismos contratuais que vos permitam bloquear as agendas dos profissionais, garantindo assim com segurança as vossas expectativas.  Uma comunicação pouco clara ou qualquer momento de hesitação pode representar – na perspectiva do fornecedor – uma incerteza ou uma falta de vontade da vossa parte em concretizar a colaboração, o que pode levar o profissional a considerar negociações em paralelo com terceiros, ou a decidir-se pela participação noutros eventos em detrimento do vosso, frustrando assim o desfecho idílico para ambas as partes.

Em suma, desenhem um plano, definam prazos e tentem ter tudo preparado atempadamente, de forma a assegurar a disponibilidade dos fornecedores de que mais gostam, e evitarem situações de stress que motivem escolhas de 4ª ou 5ª categoria, negociações precipitadas e preparações mal construídas, que podem comprometer a qualidade geral do evento.

4. When & Where:

Perdemos a conta às consultas que recebemos que não fazem indicação da data e espaço onde decorrerá a festa e que nos impedem de confirmar a agenda e pré-reservar a nossa disponibilidade durante o período negocial. É importante referir sempre estas informações para evitarem surpresas relacionadas com a disponibilidade do fornecedor com o qual estão a negociar. Ao  indicarem o espaço do evento, o fornecedor poderá determinar desde logo, e com base na sua experiência e conhecimento, se este tem os requisitos necessários para a sua prestação ou se, ao invés, é necessário um reconhecimento técnico que acautele outras necessidades inicialmente não previstas.

5. Definir o período da prestação de serviços:

Na maioria das culturas, uma festa de casamento é o expoente máximo das celebrações e dos eventos sociais, o que significa que é necessariamente um dia com muitos acontecimentos, muitos preparativos e muitas emoções. Em Portugal, dependendo de uma série de factores como: timeline do dia, local do evento, ou condições comerciais do espaço, é um dia que – independentemente da hora que definam para o seu começo – terá cerca de 12h de período útil, ou seja, 12h de aproveitamento real pelos anfitriões e convidados. Tendo isto em mente, faz sentido estabelecer os períodos de participação e as fases em que se inserem os diferentes fornecedores, acautelando os tempos de cada um. E o facto de se ter um período acordado com um limite previamente definido, pode até potencializar o melhor aproveitamento desse serviço, saindo assim valorizada a prestação dos vossos fornecedores e, em última análise, a vossa festa.

Ao discutirem com os vossos fornecedores as condições da sua prestação de serviços, não deixem de consultar o período de trabalho ou o horário a que está associada a sua participação. Tenham em mente que a ilusão de uma prestação de serviços “sem limite horário” estará sempre directamente relacionada com a qualidade da prestação de serviços que pretendam na vossa festa. Isto quer dizer que quaisquer serviços que sejam adstritos à dimensão humana dos seus prestadores, são condicionados pelas limitações próprias dessa dimensão. Como tal, não é o facto de terem acordado com um fornecedor um período de prestação limitado que afectará negativamente a vossa festa, principalmente, se isso for sinónimo do melhor aproveitamento do mesmo por parte do público.

Na próxima semana, não percam a segunda parte deste guia muito importante by Jukebox!

A Inês é a representante feminina do grupo de DJs da Jukebox e dá largas à sua criatividade sob a designação de Miss Jukebox. É uma DJ que vibra de uma forma muito própria com o entretenimento e com a música que reproduz, sendo por isso comum a sua postura muito activa por detrás da cabine. Por esse motivo, consegue facilmente captar a atenção e comunicar musicalmente com o seu público-alvo através das suas sequências musicais enérgicas, frescas e vibrantes. Procura sempre contagiar as pistas de dança das festas em que participa com a sua boa-energia, oferecendo sempre ao seu público uma selecção musical divertida e bem-disposta, perfeita para quem adora dançar.

https://vimeo.com/134998701

A música está no ar, toca a mexer!

Espreitem também os outros posts que já fizemos sobre a Jukebox ou consulte a sua ficha de fornecedor para mais informação.