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Marta Ramos

Wise words: como escolher os melhores fornecedores para o vosso casamento

Na semana passada, as nossas wise words dedicaram-se à arte de desenhar o orçamento do casamento. Se não leram, comecem por lá e depois venham ter aqui comigo para darmos início à parte divertida do processo: procurar os fornecedores ideais para o vosso casamento.

Para já, peço-vos que reflictam nisto: se o vosso plano é encontrar bons fornecedores, do outro lado saibam que também se aprecia e procura os bons clientes. Os casamentos são uma área de negócio muito exigente, com desgaste físico e grande investimento financeiro, sempre com nervos e emoções à flor da pele. Proporcionar com gosto e competência uma bela festa (da parte do fornecedor) e respeitar o custo e profissionalismo de quem executa (da parte dos noivos) são as duas faces da mesma moeda; quanto melhor e mais saudável for esta relação, mais perfeito será o dia, para todos.

Vamos a isto?

Consultar sites especializados, amigos recentemente casados e o vosso wedding planner são os passos a dar e o caminho mais curto para perguntas e respostas de qualidade.

No Simplesmente Branco, a lista de fornecedores é seleccionada em função da qualidade do portefólio e da prestação do serviço, mas também da presença online, organizada, profissional e clara. São factores que consideramos importantes e fundamentais para que a confiança emerja: identificação do profissional e do serviço prestado, contactos detalhados e conteúdos actualizados. Quando alguém não investe no seu negócio e não o comunica com gosto, brio e profissionalismo, será que o vai fazer com a vossa festa? Temos dúvidas e não recomendamos.

Naveguem com calma, organização e alguma demora pelas listas de fornecedores selecionados, procurem sinais do que mais se identifica com o vosso gosto e pretensões, e escolham até cinco candidatos (mais do que isso só vos trará confusão, angústias e perda de tempo). Feitas as listas de contactos, vamos iniciar a conversa.

E é mesmo disto que se trata, não de uma consulta anónima, curta e pouco simpática, mas do início de uma boa conversa, com a formalidade necessária e um belo sorriso… como quando apertamos a mão a alguém que acabámos de conhecer.

 

Studio Victorias Wedding Planner

 

 

Studio Victorias Wedding Planner

 

Seleccionaram 5 fornecedores (no máximo): contactem os 3 do topo. Preparem um email bem construído, com textos curtos e claros, algum detalhe e uma dose certa de simpatia – quem o receber terá gosto em responder e em conhecer-vos, garantidamente.

Apresentem-se de forma sucinta, indiquem a data e o local (geográfico), e listem, detalhadamente, o que querem. Dêem o máximo de informações pertinentes, que ajudarão o outro lado a ter uma ideia mais clara do que pretendem, o que conduz a um orçamento mais rápido e menos inventivo. Poupar tempo a ambas as partes é um bónus apreciável! 

Escrevam um email-tipo, mas personalizem o envio. Se fizeram o vosso trabalho de casa, saberão os nomes dos profissionais que estão a contactar e o que gostaram no seu trabalho. Essa é uma óptima forma de entrar no assunto, sem esquecer uma despedida simpática e um agradecimento pelo tempo despendido (sem custos, para vocês!). Inquéritos de grupo não são simpáticos. Quem passa dias a receber pedidos de cotação e a elaborar orçamentos com detalhe, aprecia saber que foi escolhido e que o seu trabalho está a ser valorizado.

Mas não achem que as boas práticas são devidas apenas aos noivos, do outro lado também há preceitos e factores relevantes a ter em conta, e expectativas a cumprir. Que tipo de respostas vos deram? A informação foi pouco clara ou evasiva, ficaram com mais dúvidas? Demoraram demasiado tempo? Precisaram de colocar a mesma questão várias vezes? Contactaram por telefone para o único número indicado e ninguém vos atendeu ou ligou de volta? Existe apenas uma página de Facebook e um email impessoal? Pedem-vos para responder a um inquérito pessoal antes do envio de uma proposta com números? Se a resposta é sim a qualquer uma destas questões, é mau sinal.

Achamos que não vale a pena andar atrás de informação cruzada, mas quando os sinais estão à vista e a natureza do negócio não é clara, pode resultar de uma ocupação temporária ou de uma postura pouco séria. Considerem o dinheiro que estão a investir e ouçam o vosso instinto, se detectam alguns sinais de alerta, encerrem o contacto. Se, por outro lado, a experiência foi positiva em todos os aspectos e a conversa agradável, então terão encontrado um bom fornecedor.

Recebidos os orçamentos, distribuam-nos pelas mesmas pastas do vosso arquivo de contas (acreditem, a organização é vossa aliada neste processo longo e cheio de informação!) e adicionem as vossas notas e dúvidas. Estes são os elementos imprescindíveis para uma reunião frutuosa. Passada a primeira impressão e se os orçamentos são do vosso agrado e estão em linha com o budget, é altura de reunir.

 

 

 

A probabilidade de terem uma boa dúzia de reuniões pela frente é grande, mas não marquem mais do que duas visitas de cada vez. O processo é cansativo, a informação é muita e a pressão má conselheira na negociação. Estejam disponíveis para ouvir, apresentem com simpatia e clareza as vossas questões, não fiquem com dúvidas, sejam objectivos. Não tenham receio de fazer perguntas, afinal de contas tudo isto é para vocês uma enorme e elaborada novidade, enquanto que as respostas fazem parte da rotina do profissional que vos recebe. Prevejam um plano B para as escolhas que fizerem, sobretudo para as que dependerem das condições atmosféricas, aconselhando-se com os vossos profissionais.

Negociar faz parte do processo, assim como avaliar, perguntar, esmiuçar e afinar. Este é o momento de se ser firme, mas com mãos de veludo e uma educação à prova de bala. Um sorriso amável e um discurso assertivo são fundamentais para um bom negócio, mas lembrem-se de que as transacções terão que ser sérias, justas e trazer valor acrescentado para todas as partes. Peçam e sugiram alternativas, ofereçam e exijam flexibilidade; se alguma das partes se sentir a única ganhadora, não será bonito nem correcto.

Com os detalhes devidamente afinados, é altura de assinar um contrato (sempre!), que servirá para definir as responsabilidades e certificar o que está a ser acordado. Esta assinatura nunca deve ser feita no momento. Peçam o envio da minuta por email, revejam com cuidado todos os itens incluídos e, caso esteja a faltar algo previamente conversado, peçam por escrito que o texto seja revisto e acrescentado. Quando se sentirem confortáveis com o que leram, assinem e devolvam uma cópia. Na ausência deste documento, comuniquem todas as vossas adjudicações por escrito, de modo detalhado: descriminem os fornecimentos item a item e descrevam o tipo de serviço que estão a escolher e a pagar.

E, muito importante e igualmente simpático: comuniquem aos vossos fornecedores não seleccionados, com quem reuniram, que optaram por outro profissional, agradecendo o tempo e a atenção. Este recadinho simples e atencioso serve para libertar a agenda de quem reservou previamente a data para trabalhar convosco.

 

 

Deixem-me contar-vos este caso. Há cerca de duas semanas, os fotógrafos da Lounge Fotografia receberam um email de um casal que listava mais de quarenta – sim, quarenta – perguntas, incluindo coisas como «qual é o vosso estilo de fotografia preferido?», «há quanto tempo fotografa casamentos?» e «tem algumas referências?» Chegava ao ponto de pedir a descrição do material usado, lentes incluídas. Isto não é maneira de abordar profissionais com uma reputação sólida e com agendas sobrecarregadas. É fácil imaginar, pelo carácter impessoal das perguntas, que tenham enviado o mesmo interrogatório a vários profissionais. Perdas de tempo atrás de perdas de tempo (isto é, se alguém se der ao trabalho de responder, o que é pouco provável).
Sobre o estilo, sobre o percurso, sobre as referências dos fornecedores, pesquisa-se previamente, claro. E os pormenores afinam-se a conversar – não a interrogar.

Sejam cordiais e gentis, do princípio ao fim: não deixem um contacto sem resposta, mesmo que negativa; alguém se disponibilizou, consumindo tempo e esforço, sem custos para vocês, para pensar, calcular e dar uma resposta – agradeçam a disponibilidade e interesse, sempre. Se o orçamento proposto é acima das vossas contas, não deixem o fornecedor sem resposta. Comuniquem-lhe isso mesmo, e perguntem se vos pode apresentar uma proposta mais em conformidade com o valor de que dispõem. Não fechem portas: um contacto simpático será sempre uma mais valia, e ter um plano B é fundamental. Evitem o contacto telefónico aos fins de semana. São dias de reuniões e de eventos, os profissionais estão no terreno de quinta a domingo e, quando não é o caso, os serviços estarão encerrados para um merecido descanso. E sintam-se à vontade para encerrar contactos que não vos transmitam confiança, que sejam demorados na resposta (mais de 48h sem razão aparente), ou menos correctos. Pela mesma ordem de ideias, não se atrasem nas vossas respostas. 

Com preparação, organização e cortesia, tudo correrá sobre rodas.

 

Fotos: Studio Victorias

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