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Marta Ramos

Wise words: Como encontrar o espaço perfeito para o casamento?

A partir do momento em que têm uma data em mente e um número de convidados definido, é chegada a hora de escolher o espaço para a vossa festa. Hoje as nossas wise words são dedicadas a essa escolha – e contamos com a colaboração das Histórias com Alma, da Ana e do Francisco, que vos trazem conselhos úteis e imagens bonitas da sua Casa Grande do Fontão.
Já que começámos por falar na data:

Hoje, a grande maioria dos espaços já terá as principais datas de 2020 reservadas. – Histórias com Alma

Assustador? A verdade é que este é um dos casos em que a antecedência vale ouro. Normalmente, um ano é o tempo que deverão acautelar entre a vossa escolha de espaço e a data do vosso casamento. Haverá quem estique esse intervalo, sobretudo para casar no pino do verão e num local particularmente concorrido. Por isso, se o vosso calendário é curto, uma das soluções passará por flexibilizar a data do grande dia: as sextas-feiras, os domingos, alguns feriados a meio da semana e os meses menos comuns podem significar diferenças interessantes no orçamento final e assegurar a disponibilidade do espaço dos vossos sonhos – e tudo isto é, claro, válido igualmente para os restantes fornecedores.

Se têm a agenda com folga e o dia não está aberto a discussão, então comecem o quanto antes. Com data e número de convidados em mente, o passo seguinte será definirem o ambiente que mais vos agrada. As possibilidades são quase ilimitadas: um hotel, um restaurante, uma quinta, uma galeria ou sala bonita, um palácio, um jardim, uma casa de família, podemos dizer que qualquer sítio, desde que reúna as condições apropriadas, pode ser transformado no vosso local ideal para casar. Uma casa, dissemos nós? Sim, e falaremos detalhadamente sobre essa possibilidade num dos póximos wise words. Hoje focamo-nos mais nos espaços dedicados a receber eventos.

 

 

 

 

 

O método que temos vindo a aconselhar para outras tomadas de decisão aplica-se também aqui. Já sabem: pesquisar, escolher cinco, contactar o top 3.

A oferta é muita e quase sempre acompanhada do serviço de catering, o que faz desta a maior fatia do vosso orçamento. O processo merece, por isso, tempo e ponderação na mesma medida. – Queres casar comigo?

O ponto de partida são os números. A vossa lista de convidados irá, logo de início, excluir algumas hipóteses, ou porque são muitos, ou porque são poucos. A seguir, o caminho divide-se, grosso modo, em dois: uma oferta do pacote completo ou um desafiante cenário em branco, onde a vossa visão e investimento (de tempo, dinheiro e energia) fará a magia. Ambos têm potencial e resultarão num dia espantoso, cabe-vos apenas perceber o que vos serve melhor, com mais conforto e menos dificuldades e angústias no processo.

Na hora de começar as visitas, não saiam de casa sem a vossa lista de perguntas a fazer e questões a esclarecer:

. A capacidade da sala;

. O que está e não está incluído no valor;

. Trabalham em exclusividade com o serviço de catering próprio ou permitem outros fornecedores da vossa escolha?

. Confirmem o que o espaço permite e o que proíbe (como decoração feita por terceiros ou aluguer de mobiliário extra, por exemplo). Não aceitem a “decoração da casa” com o argumento de que é tendência ou única opção, o diálogo e flexibilidade são sempre o melhor caminho;

. Hora de início e de fim da vossa festa;

. Se pretendem que a cerimónia decorra no mesmo espaço da festa, verifiquem a capacidade dos espaços exteriores, nomeadamente a oferta de sombra (façam contas à posição solar);

. Inspeccionem casas de banho, acessos (estacionamento incluído) e espaços exteriores (sem esquecer, novamente, os pontos de sombra!) Tomem nota também do mobiliário de apoio, aquecimentos para as noites mais frescas, dimensões dos espaços e alguns detalhes de segurança, por causa dos mais pequenos e dos mais velhos;

. Peçam para ver as opções de atoalhados e loiça; caso tenham um ar desgastado, perguntem se é possível alugar outros (o custo deverá estar sempre do lado do fornecedor); e vejam também uma mesa montada, completa.

. Avaliem devidamente o espaço: se é escuro e está em mau estado, a decoração não resolverá tudo, há situações estruturais que não têm solução.

 

 

 

 

 

Esta visita deverá ser feita com tempo e calma, máquina fotográfica na mão e caderno de notas a postos. É fundamental que inquiram sobre todos os itens e tomem nota de tudo aquilo de que gostaram mais e menos. E, claro, estejam atentos à forma como vos recebem e como acolhem as vossas dúvidas e sugestões.

Uma boa equipa de trabalho não é aquela nos que apresenta sempre as mesmas soluções e sempre as mesmas fórmulas. Para nós, cada cliente tem uma diferente expectativa, diferentes vivências e culturas e devemos saber ouvi-los e, a partir daí, começar a construir o seu evento, apresentando um projecto criativo e processos de personalização com os quais os clientes se identifiquem de forma gradual, profissional e simplificada. – Histórias com Alma

Uma coisa importante é também assegurarem a articulação entre o espaço e os outros fornecedores. Se a decoração é por vossa conta (particular ou de um profissional contratado), sejam exigentes e claros, façam as devidas apresentações antecipadamente e afinem e promovam a sintonia entre todas as partes. Detalhar é importante, e por isso acertar responsabilidades, tarefas, timmings e contactos é fundamental para que tudo flua de modo sereno, profissional e ágil. Não se esqueçam de confirmar horários e disponibilidades para as montagens e desmontagens dos fornecedores externos.

E, claro, para que não haja surpresas desagradáveis, deverão sempre conversar sobre um plano B. Certamente estão a pensar em dias soalheiros e temperaturas amenas, mas se o plano principal é ao ar livre, certifiquem-se de que há uma opção alternativa no interior, à vossa disposição e em perfeitas condições de utilização. Confiram a meteorologia na semana anterior, não confiem demasiado na sorte, e se for caso disso, ponham em marcha as alternativas planeadas.

 

 

 

 

 

Depois de visitarem os espaços que elegeram durante as pesquisas, pesem prós e contras de cada um deles. Retomem o contacto com quem vos recebeu para esclarecer dúvidas e considerar outras opções que não vos tenham ocorrido durante a visita; e façam-no por telefone, que é mais produtivo e poderão trocar ideias na hora, em vez de perder tempo a trocar e-mails.

Já decidiram? Óptimo! Confirmem que tudo o que negociaram está no papel. Se se sentem confortáveis com as propostas apresentadas, acertem e assinem o contrato.

Na nossa romântica opinião, pensamos que existe um espaço ideal para cada evento. Sentimos, quase de todas as vezes, que quem nos vem visitar e conhecer e se emociona com as nossas Histórias com Alma é o nosso cliente e vai eleger-nos como o seu espaço. – Histórias com Alma

Na nossa romântica opinião, concordamos com a Ana e o Francisco. Estejam atentos a todos os detalhes de que vos falámos – é um investimento demasiado importante para ser decidido de ânimo leve, claro. Mas escutem atentamente o bater dos vossos corações: se acelerar ao entrarem num espaço em particular, se conseguirem ver-vos, e aos vossos convidados, naquelas salas e naqueles jardins, se sentirem um aperto emocionado no peito ao imaginar a primeira dança daquele cenário… então, muito provavelmente, encontraram o eleito.

Sobram dúvidas? Falem connosco, têm a caixa dos comentários inteiramente à vossa disposição. E não deixem de acompanhar todos os artigos de wise words que vamos publicando, sempre à segunda-feira.

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